Fiili tespit, SGK’ya gelen ihbar/şikayetler üzerine veya Kurum tarafından yaygın/yoğun/sektörel denetim programları kapsamında, denetim elemanlarınca işyerinde yerel denetim yapılarak çalışanların sigortalılığının yerinde kontrol edilmesidir. Kayıt dışı istihdamla mücadele konusunda, SGK denetimlerinin büyük bir bölümünü bu fiili denetimler oluşturmaktadır. 5510 sayılı Kanun’un 86’ncı maddesine göre, fiili tespitin yapıldığı tarihten geriye dönük 1 yıl içerisinde çalışanların beyanına göre (iradeyi bozan hata, hile, tehdit halleri olmaması halinde) hizmet kazandırılması (gün ve/veya kazanç) mümkün olduğundan, yerel denetim esnasında denetim elemanlarına verilen beyanlar ve yerel denetim esnasındaki süreçlerin iyi yönetilmesi büyük önem arz etmektedir. Yerel denetim esnasında işverenler tarafından dikkat edilecek bazı hususları kısaca aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
1-) Öncelikle; denetim kimliklerini ibraz ederek, işyerine gelme nedenlerini açıklayan denetim elemanları, işveren veya işverenin görevlendirdiği yetkili biri tarafından uygun bir üslupla karşılanmalı, denetime gelen görevlilerin görevleri gereği işyerinde bulundukları, işverene karşı bir art niyetlerinin olmadığı bilinmelidir. Denetim elemanlarının sert bir üslupla karşılanması, insan psikolojisi gereği gergin bir ortam olmasına ve denetim sürecinde iletişim sorunları yaşanmasına neden olacaktır.
2-) Denetim tarihinden geriye dönük 1 yıl içerisinde beyanlar dikkate alındığından ve tutulan tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerli olduğundan, çalışanların olası denetimlere karşı hazırlıklı olması sağlanmalıdır. Çalışanlar, sigortalılık süreleri ve ücretleri ile ilgili gerçeğe uygun olarak zaman zaman bilgilendirilmelidir. SGK sistemine ulaşamama ihtimaline karşılık işyerinde, son ayın işyeri bordrosu veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesi bulundurulmalıdır.
3-) Sigorta açısından 1 gün dahi olsun deneme süresinin olmadığı, çalışanın emekli olmasının sigortalı olmasına engel olmadığı, çalışana sigorta yapılmamasını kendisinin istemesinin geçerli bir mazeret olmadığı, sigortalı olarak bildirilen kişilerin primlerinin ödenmesinin yeterli olmadığı fiilen çalışmaları gerektiği bilinmelidir.
4-) Denetim elemanlarının işyerine alınmamaları halinde, denetimi engelleme nedeniyle işverenin hem brüt 5 veya 10 asgari ücret tutarında cezaya maruz kalacağı hem de denetim elemanlarının kolluk kuvvetleri eşliğinde denetim yapabilecekleri bilinmelidir. Ayrıca SGK’nın denetim elemanlarının, iş mevzuatı yönünden de denetim yapabileceği unutulmamalıdır.
5-) Yerel denetim, fiili durumun bir nevi fotoğrafının çekilmesi olduğundan, denetim elemanlarınca işyerinde çalışanların kimliklerinin tespiti amacıyla, kimliklerin istenmesi gerek işverence gerekse çalışanlarca olumsuz karşılanmamalı, bu konuda denetim elemanlarına yardımcı olunmalıdır. Kimlik ibrazından kaçınmanın denetimi engelleme sayılacağı ve bu duruma neden olan kişiye, işveren veya işçi olması fark etmeksizin brüt 5 asgari ücret ceza uygulanacağı bilinmelidir.
6-) Denetim elemanları, denetim esnasında işyerindeki iş ve işleyişin aksatılmamasına azami özen gösterdikleri için, işveren tarafından işyerindeki iş ve işleyiş durdurulmamalı, rutin faaliyet devam ettirilmelidir. Çalışanların kendiliğinden veya işyeri yetkililerinin yönlendirmesiyle işyerinden ayrılmaları halinde, hem brüt 5 asgari ücret denetimi engelleme cezası hem de kimliği tespit edilemese dahi çalıştığına kanaat getirilen kişiler için “sicilsiz tahakkuk” yapılarak işveren hakkında brüt 2 asgari ücretten başlamak üzere idari para cezası uygulanacağı bilinmelidir.
7-) Denetim elemanlarının çalışabileceği uygun bir ortam hazırlanmalı, çalışanların beyanına müdahale edilmemeli, çalışanlar yanlış yönlendirilmemelidir. Aksi takdirde çalışanların yönlendirilmeleri nedeniyle denetimden sonra ikinci bir şikayette bulunacakları unutulmamalıdır. Ayrıca çelişkili beyanlar olması durumunda denetimin daha da derinleşeceği bilinmelidir.
8-) Denetim elemanlarınca tutulan tutanaklar işveren tarafından okunarak imzalanmalı, olası yaptırımlarla karşı karşıya kalınacağı öngörülse dahi, imzadan kaçınmak yerine işveren karşı beyanlarını tutanağa yazdırılmalı, bu karşı beyanların hem denetim elemanınca hem de denetimin dava konusu olması halinde mahkemece dikkate alınacağı, imzadan kaçınmanın sonucu etkilemeyeceğini bilinmelidir.